Авансовый отчет 2019

18 сен 2019

Авансовый отчет – это официально составленный бухгалтерский документ, где отражены расходные операции с приложением подтверждающих документов. В отчете должно быть указано лицо, которое получило эти денежные средства, сумма, а также остаток или перерасход. Все суммы должны подтверждаться документально.

Законодателем не обговорен перечень подтверждающих документов. 

Пример: авансовый отчет по командировке

Вы направляете сотрудника в командировку на 3 дня. После возвращения он должен Вам предоставить:

• Проездные документы до места работы и обратно,
• Документы, свидетельствующие о найме жилого помещения: счета из гостиницы или корешок приходного ордера от частного лица, сдающего в аренду жилое помещение,
• Проездные документы общественного транспорта в месте командировки,
• Иное.

Прилагать документы надо не только для того, чтобы сотрудник полностью рассчитался по подотчетным средствам, но и для предъявления их налоговым органам. В ряде случаев это может уменьшить налогооблагаемую базу. 

Кассовый чек для авансового отчета

При приобщении к отчету кассовых чеков иногда возникают проблемы. С одной стороны с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, к которым относится кассовый чек, не являются обязательными. С другой - формы документов, используемых в качестве первичных, остаются обязательными к применению.

Форма авансового учета остается прежней. Она была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации  N АО-1 «Авансовый отчет».

Отметим, в настоящее время идёт всеобщий переход на контрольно-кассовую технику (далее ККТ), то есть при оказании услуги или продаже товара выдача кассового чека является обязательным условием. При этом ответственность за отсутствие чека полностью лежит на лице, которое обязано его выдать.

Предприниматели, которые работают на упрощённой системе налогообложения или на патенте до 1 февраля 2021 года имеют право выдавать чеки с указанием общей суммы, без расшифровки какой товар был приобретен. 

Требования к кассовым чекам

Теперь продавцам разрешено предоставлять распечатки из мобильных приложений и коды для скачивания. МинФин подтвердил свою позицию, что чек, который поступил путем СМС-сообщения или через электронную почту также принимается как обоснование расходов.

Кассовые чеки должны содержать не только данные о продавце, но также и о покупателе, включая его ИНН. Кроме того, в чеке должны указываться дополнительные данные о товаре, такие как страна происхождения, номер таможенной декларации и сумму акциза. Разумеется, все эти данные обязательны, если покупка делается от имени ИП или юридического лица. Если лицо, которое приобрело товар, не предъявило доверенность, но при этом оплата прошла в полном объеме, товар оформляется как на физическое лицо. Если продавцу важно указать, что товар был реализован юридическому лицу, он имеет право потребовать письменного заявления, что товар приобретается в пользу юридического лица с указанием реквизитов последнего. 

Бланк строгой отчетности для авансового отчета

Если нет кассового чека, можно приложить бланк строгой отчетности (далее БСО).  Бланки строгой отчетности могут применять отдельные категории компаний, соответствующие определенном условиям, предусмотренным законодательством.  До 1 июля 2019 года в качестве БСО можно было использовать типографские бланки, после этой даты они должны быть отпечатаны с помощью автоматизированных устройств и равнозначны чекам ККТ. Типографские бланки БСО теперь запрещены.

Какие реквизиты должен содержать БСО?

1. наименование документа. Например: перевозочный документ.
2. Номер и серия. Например 23-АО 465465
3. Наименование исполнителя : Автотранспортное предприятие
4. Реквизиты исполнителя: адрес и ИНН
5. Какая была предоставлена услуга
6. Дата расчетов и дата предоставления услуги
7. Стоимость
8. Данные лица, выдавшим документ.
9. В ряде случае может иметь место подпись и печать.
10. Теперь в нем, как и в кассовом чеке, должен быть QR-код. 

Приходный кассовый ордер для авансового отчета

К авансовому отчету может быть приложен не кассовый чек, а приходный кассовый ордер (далее ПКО).

ПКО может выдать лицо, которое зарегистрировано как самозанятое, без образования юридического лица. ПКО состоит из корешка и отрывной части. К авансовому отчету прикладывается именно отрывная часть, которая должна быть снабжена основными реквизитами.

Если у лица, выдавшего отрывную часть есть печать, то её следует поставить таким образом, чтобы место разрыва приходилось на её середину. То есть и у владельца корешка и у владельца отрывной части на документе будет половина печати. При совмещении этих двух документов оттиски должны составить единое целое.

Сумма указывается прописью и цифрами. Копейки проставляются цифрами.

Форма ПКО утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Лицо, которому выдают ордер должен убедиться, что он соответствует форма КО-1.

Товарный чек для авансового отчета

ПКО и кассовый чек подтверждают только то, что оплата была совершена. Если Вы приобрели товарно-материальные ценности (далее ТМЦ) Вам к отчету необходимо приложить товарную накладную, счет-фактуру, акт выполненных работ и т.д.

Товарный чек содержит исчерпывающую информацию:

• наименование и количество товара,
• данные о продавце, включая ИНН,
• стоимость,
• дата и номер совершенной операции,
• данные лица, выдавшего документ. 

Электронные проездные документы: надо иметь на руках распечатанный вариант, на который сотрудники аэропорта ставят штамп. Именно он и прилагается к отчету. 

Порядок заполнения граф авансового отчета

1. Составляется заявление о выдаче денежных средств подотчет.
2. Руководитель предприятия либо его визирует, либо издает приказ, в зависимости от предприятия, количества подотчетных лиц и иных обстоятельств.
3. Денежные средства, выданные на подотчет, проводятся как аванс. При этом он-лайн касса не применяется.
4. После использования средств работник должен составить авансовый отчет. Приложить к нему подтверждающие документы, которые были рассмотрены выше. Все электронные документы должны быть распечатаны и приложены к отчету.
5. Сдача авансового отчета по командировочным расходам производится в течение трех рабочих дней со дня, когда был издан приказ, в остальных случаях она производится по приказу руководителя.
6. Сверка суммы: если по документам не все средства израсходованы, работник возвращает остаток. Если был перерасход - предприятие его компенсирует.

С 1 июля 2019 года в графе «форма расчета» теперь следует указывать «безналичными» вместо привычного «электронными».

На сегодняшний день растет популярность бухгалтерского аутсорсинга, который решает огромное количество проблем компании: такие специалисты имеют опыт работы с компаниями разных отраслей, они  в курсе последних изменений законодательства, умеют находить эффективное решение для нестандартных и сложных ситуаций. 

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга – экономия средств за счет отсутствия необходимости в:

• ежемесячной оплате труда штатных бухгалтеров
• оборудовании рабочих мест
• повышении квалификации сотрудников
• установке и обновлении профессионального программного обеспечения для штатных бухгалтеров
• налоговых выплатах за штатных бухгалтеров (более 30% от оплаты труда бухгалтера) 

Закажите бухгалтерский аутсорсинг ЭНСО,  мы возьмем на себя ответственность за:

• Ведение и восстановление учета
• Подготовку и сдачу отчетности
• Взаимодействие с налоговыми органами
• Правовые консультации в ходе налоговых проверок
• Представление интересов в контролирующих органах
• Проверку корректности договоров, актов, счетов. 

Клиенты выбирают ЭНСО:

• 15 лет на рынке – оперативно и эффективно выполняем свои задачи
• Более 1000 успешных проектов – находим оптимальное решение нестандартных проблем клиента
• Соответствуем высоким стандартам бухгалтерских услуг – ответственно подойдем к Вашим задачам.

Ответим на вопросы

Звоните +7 (343) 384-87-33

Пишите на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Или оставьте заявку на обратный звонок